D453◊如何做到把時間花在最重要的事情上

2018/05/29
D453◊如何做到把時間花在最重要的事情上
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李翔及其團隊

時間管理

關於時間管理和精力管理的方法很多,但是其中一定會有一條:要把時間和精力花在最重要的事情上。

對於個人如此,對於一個組織而言同樣也是如此。原因非常簡單,因為一個組織,即使再強大,相對於它想要做的事情而言,組織的資源總是有限的,CEO和員工的時間也是有限的,不可能同時做好所有事情。

但是,知易行難,如何做到把時間花在最重要的事情上呢?

對這個問題的回答是:首先,你得確立自己的優先排序。

這往往同一個人或者一個組織的核心價值觀有關。說到核心價值這件事情你可能覺得有點虛,但是只需要考慮下面這個場景,你就能明白它的意思:

在一個知名的連鎖熱狗店,如果客人不小心失手滑落了一個玉米熱狗,這時候,收銀員應該免費給客人換一個新的熱狗嗎?

這其實就取決於,這家公司的核心價值觀決定的最優先事項是什麼。員工要首先保證讓顧客滿意,還是首先要考慮公司的盈利。

如果是在知名的火鍋店比如海底撈,發生類似的事情時,我們都知道服務員會怎麼反應。因為這家公司肯定會把顧客的滿意度放在最優先事項。它已經無數次強調和證明了這一點。

但是大部分公司其實都沒有這麼明確的規定。大部分公司的想法,你肯定也猜到了:顧客滿意度當然重要,但是保證公司不被人佔便宜也很重要,要保證平衡。

話雖然有道理,但是這種要求平衡顧客滿意度和公司利潤的做法,只會有一個後果:全看收銀員或者服務員當時的心情如何。

這其實是管理中一個非常經典的問題:要組織成員自己做判斷,但是同時,也要保證每一個分散的決定,具備某種正確性和一致性。

比如,會不會有一個客人氣沖沖地說:你為什麼不給換一個新的熱狗?上個月我看到有類似的事情發生,你們就給換了?這不公平!

所以,第一步就是,明確你的最優先事項。它決定著當你或者組織成員面對取捨時,會如何行動。

管理學作者奇普·希思和丹·希思說,這個建議聽上去實在是太過尋常了。簡直就是常識。但是,現實是,很少有人會按照這個最基本的建議去行動。

因為人們真的很少主動去問自己這個問題,並且建立自己的優先排序。除非不得不。

而且,即使你認為自己已經建立了自己的優先順序,但是,你、可能像大部分人一樣:你並沒有保證自己的時間和精力真的是這麼分配的。

麻省理工學院的威廉姆·龐茲(William Pounds)就曾經要求一些管理者,分享他們認為自己和組織正面臨的重要問題。每個人都列了5~8個問題。過了一段時間之後,龐茲再要求他們描述自己過去一個星期中的日程安排。結果發現,“沒有一個管理者提到的活動跟他之前描述過的問題有直接關聯的。”

換句話說,大家手上總有此時此刻必須要做的事情,因此顧不上考慮那些你認為應該花時間去做的、真正重要的事。

所以,雖然你認為自己有自己認為的最重要的事情,但是往往你的時間分配會洩露真相。比如說,如果你真的記錄下自己的時間是如何花掉的,會發現可能刷朋友圈是你最重要的事之一。

那麼,問題隨之而來。如果你已經通過思考確定了自己認為的真正重要的事,你想把時間花在這上面。有什麼好方法來更好做到這一點嗎?

下面就是兩個。

第一,通過反向思考,設定一個“停止做的事”清單。這個方法是著名管理學家,《從優秀到卓越》作者吉姆·柯林斯提出來的。

吉姆·柯林斯的顧問有一次跟他說,不妨做這樣一個思想實驗:你接到了一個電話,電話裡告訴你,你的某個親戚突然留給了你2000萬美元,而且沒有任何附帶條件;你還沒高興多久,電話又響了,這個電話告訴你了你一個壞消息,你得了一種非常難以治癒的疾病,你的壽命只剩下10年了。這時候,你會做什麼跟平時不同的舉動,尤其是,你會停止做哪些事情?

從這一年開始,吉姆·柯林斯每年都會列一個“停止做的事”清單。

這個清單做到了讓你可以刻意規避那些你認為不要再浪費時間去做的事。

第二個方法更簡單,效率專家彼得·布萊格曼(Peter Bregman)曾經推薦了一個非常容易操作的技巧。布萊格曼建議,你不妨把手機鬧鈴設定成每個小時響一次。鬧鈴的作用是打斷你手頭正在做的事。鬧鈴響的時候,你就問一下自己:我有沒有在做我現在最需要做的事情?我現在的時間是用在了我認為最重要的事情上嗎?

總之,你可以通過明確自己的最優先事項,來確保自己把時間花在最重要的事情上。為了做到這一點,你還可以採用兩個小方法:列出停止做的事清單,以及設定一個定時迴響的鬧鈴。

以上就是幫助你做到把時間花在最重要的事情上的方法。希望對你有所幫助。

本期內容參考來源:《決斷力:如何在生活與工作中做出更好的選擇》;作者:奇普·希思、丹·希思;中信出版社出版。


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